1.総会・懇親会総括
飯島実行委員長より 輔仁会役員様や、その他出席者の方からいろいろと話を伺う
機会があったが、とても良かったという意見を多数頂戴してい
る。手作り感のある、おもてなしの心が伝わったのでは。
広告部より 懇親会会場で、広告協賛金を出してくれた広告主に一言お礼
をいうつもりだったが、受付で該当者の名札にシールを貼って
くれたり、受付の場でお礼を言ってくれたり、お手伝いして
くれた35期の皆さんに協力してくれてとても感謝している。
このことは是非伝えたい。
また、今回初めて広告主にお礼を言うというスタイルを取ったが
今後も継続して広告を出してもらうためにも、後輩たちにも
ぜひこのスタイルを続けてもらいたいと思う。
事務局(山本君より) 当日はバタバタしていて分からなかったが、
出来上がった写真を見て、35期の皆さんは本当に一生懸命
いろんな場所で、役割をこなしてくれてとても感動した。
その他 当日参加できなかった人たちも含めて、気が付いた点や
反省点、良かったことなどアンケートに書いてもらうのは
どうか。
引き継ぎ式までに各部会で話し合って、36期につなげて
いきたい。
2.引継ぎ式について
2014年2月8日(土曜日)16:00~ に決定
場所はロイトン札幌を利用することに決定した。
(36期にとってはホテル関係者の顔つなぎができ、会場の雰囲気や設備等の把握
もできるため良いと判断)
引き継ぎ式ではいきなり部会毎にミーティングをするのではなく、最初に
全体像を説明したほうが良いのではないかとの意見あり。
3.今後のスケジュールについて
1月8~10日 インターンシップ(企業6社決定済み)
取材等の35期の活動の予定はなし
1月上旬 決算輔仁会監査
1月24日 輔仁会新年交礼会(京王プラザ)数名参加予定
1月末までに 引き継ぎ資料完成させる(各部長)
2月8日 引継ぎ式(現実行委員会は解散)
4.解散後の活動について
*35期基金の活用方法及び管理について
懇親会参加者の数が読めないことによる予算の不安定化を解消するために
35期基金を設けていたが、広告部の頑張りもあり貸付していた基金が一部戻りそう
だとの報告があり、今後どのように管理運営していくか話し合われた。
現実行委員会は解散し、新たなメンバーを選出していくのが公平で、
今まで参加してこなかった方々にも参加しやすい環境になるのではないかとの
意見で一致した。
活用方法は、後輩達の企画したイベント(懇親会も含む)への参加補助に
限定し、多くの出席者を出すことで輔仁会の活動を盛り上げる。
輔仁会100周年記念事業への寄付
その他同期会などの企画、告知等の事務経費。
西高へ植樹という意見もあったが、管理が大変ということで見送りとなった。
*今後のHP・FB運営・利用方法について
新たなメンバーは、3年時の組の持ち回りに決定した。(1年ごと)
今後はそのメンバーで同期会の企画や、輔仁会イベントの窓口になり
HPやFB、メーリングリストの管理や35期基金の管理を行う。
***3年時在籍のクラス***
A 1組・6組
B 2組・7組
C 3組・4組・8組
D 5組・9組・10組
まずは来年は A 1組・6組のみなさんのお願いする。
5.その他
経費清算(電話・ファックス・切手代等)は各部会の部長経由で調査し
ほぼ金額は確定しているが
懇親会の謝礼や、個人負担ではカバーするのが大変なものなどについては
申請していただき、承認できるものについては支払うことになった。
監査の関係があるので12月13日(金)までに申請をお願いしたい。
以上
<イベント部会議>
1.リハーサルについて
10月18日(金)19:00~23:00
メイン *ステージアートのセッティングのチェック(高さ・バックとの兼ね合い等)
*PC画面のチェック(操作場所の確認)
*レリックさん打ち合わせ
当日は時間がないので、班に分かれて同時進行に。
テーブルの間隔をチェック
時間があればBGMのチェック
ソト班警備の配置チェック
他(リハーサル以外) 撤収は10月27日 PM 2トントラックで撤収する
(担当 徳井・西谷・岡島)
2.各班より
*招待者受付班
事前にマニュアルを担当者へ渡し確認。
18時30分以降はナカ班。広告お礼挨拶まわりへ
*誘導・警備班
誘導パネル作成中
当日は手引書をもとに打ち合わせ
ナカ班は盛り上げ役に徹してもらう
全体を見て指示を出す役(司令塔)は北市・徳井・岡島
*記録班
ビデオ担当(レリックさん)は18日うちあわせ(担当 羽生)
スチールカメラマン(委託) 16時~21時
準備風景のカメラマン 担当 大宮
*一般受付班
マニュアル作成中
当日の備品・お釣りの準備等の担当確認
35期貴重品はホテルフロントへ
当日集めた現金は内金としてホテルへ納入
*演出班
インカム利用者15名決定
進行打ち合わせ(18日のリハ結果を見て、進行台本最終稿を作成する)
*直会班(わかりやすくに二次会という名称に統一する)
ステージは常設のライブ用に
ライブ席・歓談席を設置(途中でシャッフルする)
演奏(池野・ハングリーズ(竹中・古郡))以外にも演奏者募集中
飲み物2000円(ビール・ウイスキー・ワイン・ソフトドリンク)
食べ物3,500円X77人(110人X70%)の計算で。
<事務局会議>
1.受付割について(一般受付)
それぞれの期の出席人数の見込みを計算し、ほぼ均等となるように受付の期を
区切って、当日のお仕事の担当を決めた
2.物販について
特に在庫があるのはタオルハンカチ。これを重点的に売るにはどうするかを
議論。枚数を倍にして割り引く方法も考えたが、すえおきで
34・35・36期に主に買ってもらうよう特にお願いしようと
いうことになった。
3. テーブル割について
それぞれの期の出席人数の見込みから、大体の座席割を考えた。
ナカ班より、スムーズな動きのために真ん中に広い通路を置くことを提案され
それにあった割り付けを行ってみたが、まだ不確定要素あり。
①33期幹事期のDVD鑑賞
挨拶者(花章の有無など)、鏡開きの手順、懸垂幕の位置・枚数、会場内誘導班の
仕事内容などを中心に確認。
②各班からの報告
財務班:受付の位置決定
物販は商品の売れ行きをみて、会場内での販売を行うかどうか決める。
35期の貴重品保管(会場内にはかばんを持ち込まないため)
招待客受付班:2中・2高出身者、10年以上勤務の旧職員、元職員の受付(約50名)
一般受付班:引き続き役割についてくれる人を探す。
誘導・警備班:当日配布するマニュアルについて各班長に意見を求め、9月中に
まとめる。仕事がなくてだらけた印象にならないようにするにはどうするか。
→歓談中に各テーブルを回る。写真を撮りましょうか?と声をかける等
閉会後の誘導は特にしない(帰ることをせかしている印象を与えるため)
演出班:演出手引書の作成
全面スクリーンに広告主の名前を映し出す。
挨拶・乾杯の方法、各支部長の役割などを確認
記録班:VIDEO,写真撮影は外注。
スナップ写真は大宮くん・国澤さん担当
③その他
ドレスコード:男子はネクタイ・ワイシャツ着用、ジーンズ・サンダルは不可
女子はそれに準ずる服装(立ち時間が長いので靴には配慮が必要)
会場内での私語は慎む、かばんを持ち歩かない、などのルールを徹底する。
どういうルールが必要か?
①各部門の役割説明
演出班:各アトラクションの準備・進行
記録班:ビデオカメラ、カメラによる撮影・記録
財務班:会計(現金管理)物販、35期受付、各期会券精算、当日券販売
来賓・招待客受付: 輔仁会役員・来賓受付、ニ中・二高受付、案内
一般受付班:全11ヵ所にて受付(半券をちぎって名札を渡す)
誘導・警備班:来場者の誘導・警備、イベント盛上、飲み物手配、食事多寡調整、
パネル 撤収、控室管理
②当日の流れ、マニュアル確認
受付業務内に 1)同期2次会への出欠確認
2)広告主へのお礼 追加 誘導用パネル、プロカメラマン、
を新たに発注
③役割分担(現在各班長からそれぞれの候補者に確認中)
仕事の分担についてはかなり細かく決まった。各班長からお手伝いしてくれる方を
リストアップ中。
なお、当日のドレスコード:男子はネクタイ着用
女子は男子とつりあう服装
(立ち仕事が多いためハイヒールはお薦めしない)
1.事務局 懇親会予算について
(含イベント部) ▽ 広告収入が当初の予算にほぼ近い金額となることが確実になった。
イベント部よりの要請により、抽選会の予算をアップし、
協賛品プラス5本の景品とする。
▽ 記念品については、エコバック・クリアファイル・ビール(協賛品)
お菓子(協賛品)となる予定。 ▽
▽ DVDを作成し、配布する予定
(対象者については後日つめる必要あり)
当日のタイムスケジュールについて
17日に発送する35期通信またはホームページ参照のこと。
当日の主要ポストの決定
実行委員長はじめ、各部門長・班長が決定した。
16日に行われる班長会議で、各班の人員を決定し
マニュアル作りを詰めていく予定。
(主要ポストについてはホームページ参照)
(女子は旧姓に統一)
2.広告部 申し込みは既に終了。
申し込み確定274件・個人協賛30件で当初の予算をほぼ確保できた。
3・名簿整備部 確定は92名 保留(未定者)を合わせて130名前後となっている。
4.広報・編集部
半分以上の原稿が入稿され、初稿が出てきている。
文章のエキスパート達が最終の校正をしており、みなさんに
満足していただける冊子ができるのではないかと思う。
懇親会の1週間前には完成。当日袋詰めをする予定。
5・その他
当日使用する名札の数の確認 クリアケース722個あって問題なし
6・質問・意見
受付等で、広告を出してくれた方にお礼を言うことができないかとの
意見があった。
来期以降にも繋がる良い事なので、スムーズにできるようマニュアルに
入れるよう考える。